C’est souvent un casse-tête lorsqu’on fait face à une grande diversité de solutions alors qu’on doit faire un choix. Et ça l’est davantage si ce choix doit se faire dans l’urgence. Heureusement que des méthodes de sélection existent. Dans le cas d’un logiciel QHSE, la première étape de cette méthode est de vérifier que la qualité, la sécurité et les préoccupations environnementales sont traitées nativement dans la solution. Pour ce faire, testez en démo les non-conformités, les plans d’actions avec relances automatiques, les audits et le registre des déchets. Évaluez ensuite l’adaptabilité pour vous assurer que le logiciel est en mesure de créer des workflows sur mesure sans développement et de faire évoluer automatiquement vos indicateurs dans le temps. Enfin, posez trois questions techniques à l’éditeur : quel est le mode d’hébergement et comment est assurée la conformité RGPD, la solution se connecte-t-elle à votre ERP ou à votre GED, et l’accès mobile pour vos équipes terrain est-il possible ?
Périmètre fonctionnel : couvrez-vous vos trois piliers ?
Les modules Qualité, Sécurité et Environnement doivent être développés nativement dans la plateforme. Si ce n’est pas le cas, vous vous retrouverez avec un logiciel qui vous sortira des données incohérentes, doté d’une interface qui fonctionne mal et sur lequel vous aurez des difficultés à faire des mises à jour. Mais ce n’est pas tout. Lorsque vous serez en mode démonstration, votre premier réflexe sera de tester les fonctionnalités suivantes :
- la gestion des non-conformités,
- les plans d’actions avec relances automatiques,
- la conduite d’audits internes,
- la rédaction et le suivi du document unique,
- la tenue du registre des déchets.
L’objectif est d’évaluer la fiabilité du logiciel et son efficacité. Enfin, gardez à l’esprit que la distinction entre QSE et QHSE varie selon les secteurs. Concrètement, dans l’industrie ou le BTP par exemple, le volet Hygiène prend une place centrale alors que ce n’est pas le cas dans d’autres domaines. Tout ceci pour dire que le logiciel que vous choisissez doit respecter les spécificités de votre activité.
Adaptabilité : le logiciel s’adapte-t-il à vos process, ou l’inverse ?
Le logiciel que vous choisissez doit être capable de créer des workflows sur mesure sans que vous ayez besoin de recourir à du développement spécifique (approche no-code) et de configurer vos propres indicateurs de performance. Vous devez pouvoir faire évoluer le périmètre fonctionnel dans le temps sans être contraint de faire une migration lourde. C’est la raison pour laquelle votre préférence devrait aller vers un logiciel QHSE collaboratif, car avec celui-ci le changement de configuration est possible à tout moment et se fait sans grande compétence technique. Chaque personne impliquée dans la politique QHSE de l’entreprise est donc à même de manipuler l’outil.
Contraintes techniques : hébergement, intégration, mobilité
Posez-vous trois questions pour savoir si le logiciel passe la barrière technique. Primo, le logiciel est-il proposé en mode SaaS ou on-premise, et, le cas échéant, où sont hébergées vos données ? Cette question est incontournable si votre entreprise est dans un secteur réglementé ou si le comité de direction pose comme condition de choix le respect de règles strictes de souveraineté des données. Segundo, la solution se connecte-t-elle à votre ERP ou à votre GED existante ? Une intégration native avec vos systèmes d’information vous épargne la double saisie. De plus, les données que le logiciel va afficher dans vos tableaux de bord QHSE seront fiables. Tertio, vos équipes terrain peuvent-elles accéder à l’outil depuis un smartphone, y compris en mode hors ligne ? Si oui, les inspections et les audits terrain en seront facilités. Et c’est sans compter les remontées d’incidents en temps réel.